Sozinho no trabalho. Como cooperar remotamente com clientes e colegas?

Isenção de responsabilidade: descrevi meus pensamentos sobre o trabalho produtivo no post anterior: Como trabalhar efetivamente em uma equipe remota? Alerta de spoiler: ainda estou procurando uma resposta. Neste artigo, concentro-me em ferramentas e soluções concretas que emprego no meu trabalho como designer de UX. Lembre-se de que os seguintes conselhos podem ser inadequados em sua situação.

O objetivo: felicidade pessoal

Como ser feliz? Parece mais uma pergunta filosófica. Eu acho que a felicidade gira em torno de conceitos como amor, respeito, saúde, relaxamento e dinheiro. Portanto, em termos de trabalho, vou me concentrar em maximizar a parte do dinheiro, mas não à custa de outros fatores de felicidade. Por exemplo, não decidirei um salário mais alto, se tiver que fazer algo humilhante.

Felizmente, estou satisfeito com minha situação atual de trabalho e, no mínimo, quero mantê-la. Isso implica que meu empregador precisa se contentar com meu trabalho. Ele é quando eu gera renda para a empresa. E isso acontece apenas quando nossos clientes avaliam meu trabalho positivamente. No nível operacional, preciso maximizar a satisfação do cliente.

Eu posso fazer isso:

  1. oferecendo trabalho de qualidade no prazo,
  2. garantindo ao cliente, ele pode confiar em mim (ou seja, estou disponível)

O primeiro ponto parece óbvio. O segundo fica mais complicado porque se relaciona com a aparência que eu estou lá para você.

Característica do trabalho

Como designer de UX, eu:

  • projetar interfaces de aplicativos,
  • projetar fluxos de usuários,
  • analisar dados de pesquisa,
  • realizar estudos com usuários,
  • apresentar meu trabalho e gerenciar feedback.

Minha característica

  • Eu sou introvertido. Conversar com outras pessoas suga minha energia. Isso significa que naturalmente tenderia a evitar a maioria das formas de comunicação direta. Claro, às vezes é inevitável, como no caso de apresentar meu trabalho.
  • Eu entendo como as empresas operam. Eu fundei meu primeiro negócio aos 21 anos (doze anos atrás). Eu me formei em uma universidade econômica. É por isso que às vezes conduzo uma análise de negócios e não preciso de um bacharelado para me explicar o processo.
  • Eu trabalho como uma equipe de UX. Normalmente, sou o único designer do projeto, por isso desenvolvi uma variedade de habilidades: wireframing, design de GUI, pesquisa de UX (principalmente IDIs, análise da web e pesquisa de mesa). Às vezes, até crio sites inteiros do zero (graças à abordagem sem código do Webflow). Isso significa que eu trabalho em conjunto com as partes interessadas, desenvolvedores, analistas de negócios e gerentes de projeto.
  • Eu auto-organizo meu trabalho. Não gosto da bagunça, a menos que seja criativa. Minhas anotações, arquivos e comentários são facilmente rastreáveis ​​e gerenciáveis.
  • Eu odeio perder tempo e outras besteiras. Reuniões infrutíferas parecem uma tortura para mim. É por isso que sou contra seguir cegamente todos os rituais ágeis, como se houvesse uma lista de verificação sagrada. Precisamos participar de meia hora de stand-up todos os dias? Também desprezo a indecisão e a inércia da organização.

Regras para uma cooperação efetiva

Menos comunicação e foco no trabalho

  • Aloco três intervalos de tempo quando respondo a todas as mensagens em massa (no início, no meio e no final de uma jornada de trabalho). Eu deliberadamente não atribuo horas estritas porque valorizo ​​a flexibilidade.
  • Critico abertamente as reuniões sem agenda nem objetivo claro. Após cada teleconferência em que participei, exijo um memorando escrito. Ser tão irritante tem suas vantagens - as pessoas me convidam apenas se eu for necessário.
  • Filtrei minha caixa de entrada negligenciando a comunicação que não me interessa diretamente.
  • Não dou meu número de telefone a ninguém, a menos que seja meu superior ou uma parte interessada chave (um representante do cliente responsável pelo lado financeiro de um projeto, por exemplo, CEO ou proprietário do produto).
  • Eu me recuso a assumir tarefas paralelas. Quando estou em um projeto, concentro-me apenas nele. Se meu conjunto de habilidades é essencial para outro projeto de alta renda, exorto meus superiores a reorganizar minha agenda. 60% de tempo para o projeto A e outros 40% de tempo para o projeto B. Por mim, tudo bem, mas vamos torná-lo oficial. A única exceção que fiz foram os projetos dos quais participei recentemente e somente se meu compromisso não exceder 1 hora por semana. Como conheço os detalhes do projeto, posso concluir o trabalho com muita rapidez.

Por que isso é bom para a cooperação?

Graças a essas práticas, economizo tempo e posso gastar mais com o fornecimento de um trabalho de qualidade (e é isso que importa, não servindo como linha de apoio).

Aberto para ajudar meus colegas de equipe e colegas de trabalho

Pode parecer contraditório com a regra acima. No entanto, é apenas uma adição natural. Por um lado, limito o spam e me recuso a atuar como especialista em atendimento ao cliente para meus colegas de trabalho. Por outro, comunico qual é a minha experiência e em que termos estou disposto a ajudar. É uma questão de tempo. Posso gastar muito mais tempo com meus colegas de equipe quando vejo que posso melhorar drasticamente a qualidade do trabalho deles (até 50% do meu tempo). Também estou ansioso para aconselhar pessoas de fora da minha equipe, mas apenas se demorar alguns minutos. Caso contrário, torna-se uma tarefa secundária.

Por que isso é bom para a cooperação?

Sou o único especialista em UX da minha empresa, portanto, minha experiência pode lançar uma nova luz sobre alguns aspectos.

Apresentações assíncronas

É o recurso matador e a estrela atualizada no meu repertório. Antes do arranjo do escritório em casa, reuni todas as partes interessadas em uma sala e apresentei os wireframes em uma tela grande. Embora fosse estressante para mim, eu valorizava sua eficiência. O feedback veio imediatamente.

A situação atual elimina a possibilidade de uma reunião, mas existem alternativas on-line, por exemplo, uma teleconferência. No entanto, existem dificuldades técnicas com as ferramentas de reunião online. Algumas ferramentas são baseadas no navegador, o que é suficiente em muitos casos, mas, no meu trabalho, não posso confiar na exibição de baixa qualidade dos wireframes. Outros reconhecem a resolução de tela do apresentador, mas precisam instalar um aplicativo localmente (alguns funcionários corporativos não têm privilégios de administrador, portanto, é um grande problema). Eu vim com uma abordagem diferente - vídeo HD. Gravo a tela (com áudio) na qual apresento os wireframes e explico soluções específicas e o fluxo do usuário. Um vídeo dura de 10 a 20 minutos, em média, por isso é muito mais curto que uma reunião normal. Além disso, cada participante pode assistir quando tiver tempo. O feedback vem como um email (na verdade, muitos emails).

Por que isso é bom para a cooperação?

  • Mais pessoas podem se envolver (basta enviar um link para um vídeo)
  • O feedback é mais perspicaz (as partes interessadas podem pensar em paz)
  • Sem estresse para mim (gravação de tela x discurso público)

Infelizmente, também há uma desvantagem. Eu recebo respostas por um longo período. Pode levar até uma semana, o que pode interromper o fluxo de trabalho se a aceitação for necessária para prosseguir.

Stand-up assíncrono. De 30 a 1 minuto por dia.

É a dica profissional do meu amigo. Não tive chance de usá-lo, mas adorei a idéia. Em vez da stand-up habitual que pode durar até 30 minutos (história verdadeira), a equipe de meu amigo escreve um memorando diário conciso (o que eu fiz ontem? O que vou fazer hoje? Algumas frases no máximo) de forma assíncrona wiki. Sua equipe cria um documento por stand-up.

Por que isso é bom para a cooperação?

Retire as desvantagens de um stand-up (muito tempo perdido) e deixe os benefícios (a equipe é informada).

Ferramentas para uma cooperação eficaz

Kap para gravação de tela no macOS

Eu uso Kap para gravar minhas apresentações de wireframes. Esta ferramenta é poderosa e gratuita. Infelizmente, está disponível apenas para mac. Depois de gerar o arquivo, carrego-o em um serviço de streaming de vídeo. Eu uso o YouTube porque oferece funcionalidade de link privado.

E-mail para comunicação

Eu sou da velha escola. O e-mail continua sendo a ferramenta de comunicação número um para mim, porque:

  • Todo mundo tem um email, então não há uma barreira de entrada.
  • Você pode escrever mensagens muito longas e anexar arquivos adicionais.
  • Você tem um histórico completo (às vezes até offline).
  • Os filtros avançados oferecem controle total sobre sua caixa de entrada.

Wiki para documentação

Eu valorizo ​​os wikis porque eles possibilitam a colaboração em tempo real. Além disso, os documentos on-line estão atualizados em contraste com os documentos do Word mantidos localmente. Existem dezenas de wikis, mas o Paper Dropbox é o meu favorito. Ele tem uma interface limpa e todos os recursos que eu preciso. No entanto, se você quiser se beneficiar das planilhas on-line, recomendo o Google Drive. Ambos são gratuitos.

AirTable para documentação adicional

AirTable não é uma solução aparente. A ferramenta permite criar bancos de dados na forma de tabelas e relações entre registros. Prefiro enquanto conduzo análises de negócios. O AirTable supera o Excel ou até o Google Spreadsheets neste cenário.

Axure Cloud para wireframes online

Eu uso o Axure Cloud mesmo quando desenho no Sketch (apenas exporto pranchetas em PNG e adiciono interações). Os wireframes dos aplicativos da Web parecem mais reais. Desativei os comentários no Axure porque prefiro coletar feedback por email.

Zeplin (ou Axure Cloud) para entrega de desenvolvedores

Se eu projetar no Sketch, vou com Zeplin. Quando escolho o Axure, permaneço no Axure Cloud.

Bloco de notas em papel para listas de tarefas

Existem excelentes ferramentas online para listas de tarefas. Fiquei feliz com Todoist (ótimo para listas de tarefas simples) e Click-up (ótimo para projetos complexos). Mesmo gostando dessas ferramentas, fiquei com a impressão de que elas estavam me atrasando. Isso aconteceu porque eu não era capaz de prever as tarefas que faria em um dia específico. Eu descreveria meu processo criativo como uma bagunça organizada. Durante um dia, posso mudar de idéia centenas de vezes, portanto, a atualização de uma lista de tarefas a consumir muito tempo. E sério, alguém precisa saber que eu mudei esse tamanho da fonte de 13px, depois para 12px e 14px? O bloco de notas de papel funciona melhor para mim.

Ferramentas para cooperação ineficaz (eu os odeio)

Algumas opções aqui podem parecer um choque.

Zoom para reuniões online e compartilhamento de tela

Eu me senti ambíguo ao colocar o Zoom nessa lista. Eu acho que é uma ferramenta poderosa e admiro a tecnologia por trás disso. O recurso de compartilhamento de tela funciona perfeitamente. Se você é para reuniões online, recomendo o Zoom. O problema é que atualmente sou contra eles, porque muitas vezes eles não produzem nenhum resultado. Espero colocar o Zoom na primeira lista, no futuro.

Slack para bate-papo

Eu quero terminar com você, Slack. Não é você. Sou eu. Eu simplesmente não consigo entender o conceito de mensagens instantâneas no trabalho. O bate-papo é bom para conversar com amigos no Facebook. A ironia é que o próprio nome diz tudo. O Slack capacita o slacking no trabalho.

Word para documentos

A colaboração através da revisão> Rastrear alterações é um pesadelo e deve ser banida. Versões diferentes de um documento se multiplicam fora de controle. Querida Palavra, obrigada pelos anos noventa. Agora morra.

Telefone, você sabe, para falar

Eu odeio telefonemas comerciais por dois motivos:

  • Eles interrompem meu profundo tempo de trabalho.
  • Eles me forçam a tomar uma decisão instantaneamente. Muitas vezes, o resultado é abaixo do ideal (pelo menos para mim). Por exemplo, aceito um prazo irreal e tenho que colocar o vencimento por horas.

Jira para qualquer coisa (a menos que você seja um desenvolvedor)

Detesto ferramentas para rastrear tarefas e estimativas de tempo. Estou ciente de suas vantagens no mundo do software. Os desenvolvedores decompõem grandes tarefas em partes mais volumosas e, a questão complexa é simplificada. Infelizmente, não sou capaz de dividir todos os desafios de design que enfrento e preparar uma lista de tarefas. É enganoso, porque, durante o processo de design, posso alterar as decisões anteriores repetidamente. Eu sei que os clientes precisam de alguns prazos e eu os forneço. No entanto, eu estimo para os marcos, nem todas as tarefas. Por exemplo, posso dizer que projetei esta página de destino em uma semana. Mas não quero me aprofundar em detalhes como o que farei no primeiro dia, hora a hora.

Eu mostrei meu arranjo perfeito. Qual é a sua?